Belastingdienst geeft vijf tips voor een goede en efficiënte administratie

btw_aangifte_belastingdienst_Pixabay

Foto: Pixabay

Volgens een peiling van de Belastingdienst wil 35 procent van de startende ondernemers en zzp’ers hun administratie efficiënter inrichten. Daarom geeft de Belastingdienst vijf tips voor een goede en efficiënte administratie.

Een goede administratie is belangrijk. Niet alleen is het wettelijk verplicht, ook vormt het de basis voor de bedrijfsvoering en belastingzaken. Het geeft de ondernemer op elk moment zicht op hoe het met zijn of haar onderneming gaat. Hierdoor kunnen ondernemers de juiste bedrijfskeuzes maken en tijdig bijsturen. Ook helpt het om goed en snel aangifte te doen voor de btw en de inkomstenbelasting. En kunnen ondernemers regelmatig en tijdig checken op welke aftrekposten ze recht hebt. Maar wat is precies zo’n goede administratie?

Administratie

“Een goede administratie is voor elke ondernemer anders”, legt startersvoorlichter Belastingdienst Ferry Hoogerheijde uit. “Als je bijvoorbeeld op de markt groente verkoopt, heb je een kasadministratie nodig. Als architect niet. Het is in ieder geval belangrijk dat je administratie een weergave geeft van de activiteiten van jouw bedrijf. Ik heb het dan niet alleen over de financiële administratie, maar bijvoorbeeld ook over de afspraken uit je agenda en de contracten die je hebt afgesloten. Daarnaast moet de administratie actueel, raadpleegbaar en op redelijke termijn te controleren zijn door de Belastingdienst.”

Vijf tips

1. Houd je administratie bij op één centrale plek, het liefst digitaal.
Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun administratie digitaal in te richten. Werk bijvoorbeeld met online boekhoudsoftware. Het voordeel hiervan is dat ondernemers de btw-aangifte direct vanuit het pakket kunt doen. Dit scheelt tijd en voorkomt fouten bij het overtypen. Ook zorgt het ervoor dat de administratie eenvoudig te controleren is door de Belastingdienst.

2. Werk de administratie één keer per week en op een vast moment bij.
Daarmee is de administratie altijd actueel en raadpleegbaar.

3. Houd zakelijke en privéadministratie gescheiden.
Dat geeft ondernemers onder andere goed zicht op de omzet. Dat is nog belangrijker als de ondernemer deelneemt aan de kleineondernemersregeling, want als de omzetgrens van € 20.000 wordt overschreden moeten ze dit direct afmelden.

4. Bewaar alle administratieve gegevens in de originele vorm.
Krijg je een factuur op papier, bewaar dan de papieren factuur. Komt een factuur digitaal binnen, dan bewaar je deze digitaal. Ondernemers die hiervan willen afwijken kunnen hierover afspraken maken met de Belastingdienst via één van de belastingkantoren.

5. Bewaar alle administratie minimaal 7 jaar (ook wat digitaal is).
Dit geldt niet alleen voor de kasadministratie, maar bijvoorbeeld ook voor contracten, in- en uitgaande facturen en afspraken uit je agenda. Maak dus regelmatig een back-up van de gegevens. Sommige gegevens moet 10 jaar bewaard worden, bijvoorbeeld de btw-gegevens van onroerend goed. Of de gegevens van afstandsverkopen waarvan je de btw aangeeft via het ‘éénloketsysteem’. Wil je weten wat er nog meer onder je administratie valt? Check hoofdstuk vier van het Handboek ondernemen op belastingdienst.nl/starters.

Kleineondernemersregeling

Ook voor ondernemers die gebruik maken van de kleineondernemersregeling hebben belang bij een goede administratie. Zij hoeven geen btw-aangifte te doen, waardoor ze minder administratieve verplichtingen hebben. Houd wel de ontvangsten en inkomende facturen goed bij in de administratie. Als een ondernemer de omzetgrens van € 20.000 bereikt, moet hij/zij zich direct afmelden voor de regeling via het afmeldformulier op belastingdienst.nl/kor. Vanaf dat moment brengt de ondernemer weer btw in rekening. 

Dossiers