Van oudsher zijn we wat de boekhouding betreft een traditionele manier van aanleveren gewend. U levert bankafschriften en een kasboek aan, met daarachter inkoopfacturen, verkoopfacturen, contant bonnen, bewijzen van kasafstorting enzovoorts. Hoe kan automatisering u bij deze aspecten helpen?
Wanneer u samen met uw accountant kiest voor een online boekhoudprogramma, zorgt de softwareleverancier ervoor dat, na uw eenmalige goedkeuring, alle bankmutaties van uw betaalrekening dagelijks in het boekhoudprogramma worden ingelezen.
Inkoopfacturen
Tegenwoordig komen er veel facturen per e-mail binnen. U kunt deze facturen doormailen naar uw accountant op een speciaal voor u ingericht e-mailadres, dat is gekoppeld aan uw administratie. Middels een scanprogramma leest de accountant vervolgens de facturen in en zorgt dat deze goed worden geboekt. Het scanprogramma ‘herkent’ de factuur en kan de factuur in veel gevallen automatisch goed boeken; afhankelijk van de kwaliteit van het scanprogramma en het lerend vermogen van het scanprogramma.
Tip 1: Het is mogelijk om uw leveranciers de inkoopfacturen rechtstreeks naar uw accountant te laten mailen.
Tip 2: Klanten kunnen ook een scanprogramma aanschaffen, waarbij de facturen door de klant in de online administratie worden gezet. Bent u gewend om zelf de administratie bij te houden? Dan kunt u dit blijven doen met gebruik van de mogelijkheden van scannen en herkennen.
In dit geval schaft u zelf een online administratie aan, waarbij u de accountant toestemming geeft om samen in uw online administratie te werken.
Verkoopfacturen
In een online pakket kunt u zelf uw verkoopfacturen aanmaken (in plaats van in Word of Excel). Deze worden dan rechtstreeks geboekt in de administratie. Een veelgebruikt pakket als Marti-Orbak heeft een koppeling tussen haar factureermodule en de meeste boekhoudpakketten. Zonder koppeling kunnen de verkoopfacturen uiteraard ook worden gescand.
Bonnetjes
Een regelmatige ergernis is dat bonnetjes simpelweg verloren gaan en dat achteraf niet meer is vast te stellen waarvoor de pintransactie ook alweer was. Nog lastiger is het, wanneer er contant is betaald en de bon niet meer te vinden is. Met uw smartphone kunt u een foto maken van de bon en deze via een app rechtstreeks downloaden in het scanprogramma. Daarna volgt deze dezelfde weg als een inkoopfactuur.
Afhankelijk van uw gekozen boekhoudpakket en de kassasoftware wordt er een koppeling gelegd tussen de softwarepakketten, zodat de kasadministratie kan worden verwerkt in uw administratie. Wanneer alle inkoop- en verkoopfacturen en kasmutaties zijn verwerkt in de administratie, worden deze veelal automatisch gekoppeld aan uw bankmutaties. Volledigheid van aanlevering blijft uiteraard een voorwaarde om de matching tot een succes te maken.
Spreekt bovenstaande werkwijze u aan? Neem dan contact op met uw accountant om te bekijken wat in uw geval de beste oplossing is voor uw administratie.
De auteur, Michel Duijm, is werkzaam als accountant bij Bouwer & Officier, Accountants en belastingadviseurs te Hazerswoude, 071-3419000.
Meer info: www.bouwer-officier.nl.